Il caso dell’innovativo servizio per l’accesso ai libri
della biblioteca comunale supportato da Cassa Padana ci offre un esempio “non
aziendale” le cui modalità però ci possono aiutare a riflettere anche sulle
procedure decisionali aziendali.
Utilizziamo
un caso apparentemente banale per sottolineare quanto sia utile, utilizzando un’appropriata
strumentazione, affrontare i problemi in un’ottica di sistema. Parliamo del
servizio Malachia, inserito tra l’ampia gamma delle opportunità offerte dal
portale Popolis
(www.popolis.it)
di Cassa Padana.
Il
servizio, realizzato in collaborazione con la Biblioteca civica di Leno e
sostenuto da Cassa Padana, permette di ottenere in prestito un libro, di
riceverlo direttamente
a
casa e di restituirlo gratuitamente tramite il servizio postale.
L’idea
di Malachia è nata quando il comune richiese un’esigua sovvenzione per aumentare la dotazione di libri della propria
Biblioteca civica. Questo fece nascere il conflitto riportato in figura 1. Come
si evince, entrambe le alternative avevano delle controindicazioni. Il denaro
poteva essere speso male (in quanto, ad esempio, non sufficiente alla
Biblioteca o perché, comunque, ci sono molte iniziative simili da finanziare)
oppure
poteva rimanere inutilmente non speso.
Quale
ragionamento è stato seguito per uscire da questo dilemma e trovare la soluzione
migliore?
L’aver
rappresentato il problema con i Thinking Processing tool della TOC (Theory of
Constraints) ha consentito di chiedersi perché esisteva il conflitto e di
ottenere la risposta: si stava dando per scontato che l’unico modo per
aumentare la capacità della biblioteca
di svolgere il proprio ruolo (di valore per il territorio) stesse nell’aumentare
la sua
dotazione
di libri. Si è andati quindi ad esplorare quale fosse invece, in realtà, il
modo migliore per aumentare la capacità della Biblioteca di svolgere il proprio
ruolo.
È
ovvio che se il denaro viene impiegato per finanziare attività che aumentano di
molto la capacità della biblioteca di fare il suo mestiere è sicuramente speso nel
migliore dei modi, in quanto lega il brand Cassa Padana a un progetto di successo.
Ma come si fa a capire qual è questo “modo migliore”? Occorre mettersi nei
panni della Biblioteca e chiedersi:
qual
è il fattore che sta limitando il raggiungimento dei miei obiettivi? Nel caso
specifico, il fattore limitante stava
nella convinzione, sottesa alla richiesta di finanziamento, che “più
libri ci sono in
Biblioteca, più libri si leggono”.
Ahimè,
questo non è vero.
Infatti,
il risultato (molti libri letti) dipende dal fatto che si verifichino
simultaneamente
3
condizioni (figura 2):
1.
molti libri in biblioteca
2.
molti lettori informati del fatto
3.
facilità di accesso ai libri.
Se
le altre due condizioni rimangono invariate (poche persone informate dei libri
a disposizione e difficoltà di accesso ai libri), aumentare il numero di libri non
porta all’aumento del numero di libri letti.
La
vera soluzione, quindi, non sta nel finanziamento all’acquisto di nuovi libri.
Nasce
dunque da questo percorso il progetto Malachia, che ha lo scopo di aumentare il
numero di libri letti, abbattendo il
vero fattore limitante la lettura, che non è il numero di libri, ma la facilità di accesso ai libri,
trovando in tal modo la direzione della soluzione.
Una
soluzione, tra l’altro, che ha sfatato anche la preoccupazione che ci sarebbe
stato un incremento nel numero di libri non restituiti. In realtà, a distanza
di mesi, la percentuale di libri non restituiti nel contesto del progetto
Malachia è molto inferiore alla media delle
biblioteche
tradizionali.
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